Vid entreprenader där AB 04 eller ABT 06 är tillämpliga ska det hållas byggmöten. Ett byggmöte är ett regelbundet återkommande möte under entreprenadtiden mellan beställare och en eller flera entreprenörer som är verksamma inom entreprenaden. På byggmötena avhandlas löpande frågor rörande entreprenaden. Det kan t.ex. röra ekonomi, eventuella förseningar i förhållande till tidsplanen, skillnader mellan verkliga och bedömda markförhållanden, behovet av ändrings- och tilläggsarbeten samt eventuella kompletterande synpunkter eller slutliga ställningstaganden från beställaren. De frågor som parterna inte kan lösa direkt eller som återstår att ta ställning till behandlas vid kommande byggmöten tills frågorna är lösta.
Regler om byggmöten finns i såväl AB 04 som i ABT 06. Normalt är parterna skyldiga att delta vid byggmötena och varje part ska företrädas av en behörig person. Det är beställaren som för protokoll, vilket sedan ska justeras av entreprenören. Detta innebär att entreprenören i god tid före nästa byggmöte får ta del av byggmötesprotokollet för att kunna läsa igenom detta och komma med eventuella invändningar.
Ofta har parterna i entreprenadhandlingarna avtalat om att vissa uppgifter eller meddelanden mellan parterna kräver skriftlig form. Generellt gäller att en anteckning i ett byggmötesprotokoll uppfyller kravet på sådan avtalad skriftlighet. Anteckningarna i byggmötesprotokollen kan därför komma att utgöra avgörande bevisning vid en tvist mellan parterna om vad som har överenskommits. Det är därför viktigt att entreprenören omedelbart invänder mot sådant som denne menar är inkorrekt återgivet i byggmötesprotokollet. Att inte noggrant läsa igenom ett byggmötesprotokoll och omgående påtala eventuella felaktigheter kan i slutändan visa sig vara mycket kostsamt. Att i efterhand bevisa att innehållet i byggmötesprotokollet är felaktigt kan många gånger visa sig vara omöjligt.
Innehållet i ett byggmötesprotokoll kan alltså visa sig få stor betydelse vid en eventuell tvist. För dig som entreprenör är det därför lämpligt att själv föra anteckningar kring de överenskommelser som ett byggmöte utmynnar i och sedan jämföra anteckningarna med byggmötesprotokollet som beställaren översänder för justering.
Det är viktigt att du som entreprenör verkar för att anteckningarna i byggmötesprotokollet är så tydliga som möjligt. Inte sällan behandlas tämligen stora beslut endast med en kortare anteckning som kan vara både oklar och öppen för tolkning. Detta kan utgöra en stor risk då byggmötesdeltagarna senare kan ha olika minnesbilder av vad som egentligen beslutades vid mötet. Det inte ovanligt att parterna har olika uppfattningar om vad som har bestämts och ofta är det stora belopp som står på spel.
